Confidentialité / RGPD
Données à caractère personnel
Dans le cadre de l’utilisation du site par les utilisateurs, SOPIC est amené à collecter et traiter certaines données à caractère personnel les concernant. Pour en savoir plus, tout utilisateur est invité à lire attentivement la Politique de Confidentialité du site relative aux données à caractère personnel collectées pour les besoins des services. Conformément à la réglementation applicable à la protection des données à caractère personnel et en particulier le règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016, dit Règlement général sur la protection des données (le « RGPD »), les utilisateurs disposent d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et à la portabilité des données les concernant et peuvent également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement et, dans les cas prévus par la loi, demander la limitation du traitement de ces données. Pour exercer ces droits, vous pouvez adresser un courriel à dpo@sopic.fr.
Politique de confidentialité
Politique de Confidentialité DU GROUPE SOPIC SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
1 - Vos données à caractère personnel
Merci d’avoir fait confiance à SOPIC, Promoteur immobilier. Afin de vous assurer un service de qualité, il est nécessaire de collecter et de traiter certaines informations vous concernant. Cette fiche est destinée à vous informer sur l’utilisation qui sera faite de vos données personnelles et sur vos droits à cet égard.
2 - Qui traite vos données personnelles ?
SOPIC est spécialisée dans la promotion immobilière (logements, commerces, bureaux…). Lorsque vous renseignez vos informations personnelles seules les personnes ci-dessous désignées sont susceptibles de les traiter :
- le personnel de SOPIC qui assure le suivi des programmes ainsi que les services supports du Groupe.
- l’hébergeur de données et autres fournisseurs informatiques : fournisseurs techniques notamment en matière de gestion, de maintenance, d’hébergement des systèmes d’information, de messagerie électronique et de téléphonie ; au cours de ces opérations, ces fournisseurs sont susceptibles de traiter vos données à caractère personnel en tant que sous- traitants.
- le service technique de communication commerciale pour les opérations d’emailing et de commercialisation des programmes (…).
- les autres destinataires : ceux-ci pourront éventuellement avoir accès aux données personnelles que vous communiquez dans le cadre de votre demande de devis ou lors de votre commande (notamment partenaires bancaires, sous-traitants, prestataires, fournisseurs, conseils professionnels/juridiques/financiers tels que experts- comptables, consultants…).
3 - Qui contacter concernant vos données personnelles
SOPIC SAS – 5 rue Morane-Saulnier 65000 TARBES
Tél. : 05.62.44.23.23.
E-mail : dpo@sopic.fr
4 - Quelles sont les données personnelles traitées ?
Les données personnelles vous concernant traitées par les personnes mentionnées en 2-. sont celles requises afin de vous fournir les conseils, le suivi de votre dossier de vente ou d’achat d’un bien.
Les données vous concernant dans ce cadre peuvent ainsi inclure, notamment vos noms/prénoms, coordonnées (adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone…), données bancaires et toutes les informations de nature personnelle fournies ou autrement générées dans le contexte de nos interactions. Nous essayons de limiter au minimum nécessaire les informations personnelles que nous traitons pour vous proposer un service complet et efficace. La fourniture de certaines de ces données est nécessaire afin de vous rendre un service et des prestations adaptés à vos attentes.
Nous ne collectons et ne conservons aucune donnée technique (adresse IP, fournisseur d’accès à internet…). Dans nos opérations commerciales ou de prospection, nous n’établissons pas de profils susceptibles de faire apparaître des données sensibles (origines raciales, ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé de personnes).
5 - Comment et pourquoi vos données personnelles sont- elles utilisées ?
Les activités principales de traitement de vos données personnelles, ainsi que leurs finalités et les bases juridiques les justifiant sont détaillées ci-dessous :
| Activité | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Traitement de vos demandes de conseils/de vos démarches pour l’acquisition ou la vente d’un bien (du contrat de réservation à l’acte authentique) : des données d’identité, vos coordonnées, des données bancaires (mode de financement…), des éléments relatifs à votre situation familiale, sont enregistrés sur le logiciel métier afin de permettre de gérer vos informations et d’élaborer avec les notaires votre dossier de la Promesse à la vente | La gestion de vos demandes / démarches | Votre consentement (que vous pouvez retirer à tout moment si la PUV ou PSV n’est pas signée ou après engagement avant l’expiration du délai de rétractation ou si les conditions suspensives ne sont pas remplies) |
| Gestion des VEFA/BEFA/VIR : Lorsque vous signez un acte, vos données personnelles sont utilisées notamment dans des démarches de prise de contact, de fourniture de services et d’administration du dossier | La gestion opérationnelle et administrative de votre dossier | La nécessité contractuelle de traiter vos données personnelles afin de remplir votre demande de prestation |
| Activités de marketing / commercialisation : vos données personnelles seront utilisées afin de vous contacter pour des informations et des offres commerciales qui peuvent vous intéresser. Dans le cadre des démarches spontanées de commercialisation ou de proposition d’achat de votre(vos) bien(s), nos équipes sont amenées à recueillir vos données personnelles afin de vous faire une proposition adaptée | La poursuite de relations avec les clients et des clients potentiels | Votre consentement, lequel peut être retiré à tout moment |
| Gestion des salariés de SOPIC : les données d’identité, les coordonnées, la situation familiale, les données bancaires, les données médicales par le biais de la Mutuelle et de la Médecine de Prévention (notamment numéro de sécurité sociale, suivi des arrêts de travail, échanges avec la C.P.A.M…) | Suivi de votre dossier de personnel tout au long de votre carrière au sein de la société | L’intérêt légitime et le contrat de travail qui vous lient à votre employeur |
| SOPIC Sign : système de signature électronique destinée à dématérialiser la validation et l’authentification des signataires des contrats, pactes, statuts, et toutes démarches relatives à la vie des sociétés du groupe (patrimoniales, holdings, filiales et sociétés de programmes). Les données collectées sont l’identité des signataires et leurs spécimens de signature et de paraphes | Dématérialiser le process de signature dans un cadre sécurisé de bout en bout | Intérêt légitime lié au gain de temps et à l’éloignement des sites (le Groupe compte des filiales partout en France) Consentement des dirigeants, directeurs de filiales et N+1. Le consentement peut être retiré à tout moment par le titulaire des données qui dispose sur son compte d’un onglet lui permettant de les effacer |
| Recrutements : les données des candidats contenues sur les CV (identité, coordonnées, cursus, éventuellement situation familiale…) | Processus de recrutement | Intérêt légitime de la personne qui répond à un appel à candidature |
| Documents produits auprès des Notaires identité du salarié, signature, données prouvant l’identité du salarié. Identité des vendeurs/ acheteurs, coordonnées, situation familiale et patrimoniale | Pouvoirs / Données de vendeurs ou acheteurs dans le cadre de la signature des PUV, PSV, VEFA, BEFA, VIR | Intérêts légitime / Actes authentiques |
| Données relatives aux prestataires dans le cadre des contrats d’AMO, d’apport d’affaires, CCG, CCP, Réponses aux DCE | Documents contenant l’identité des parties et leur signature, leurs numéros d’immatriculation professionnels, leurs coordonnées, les données bancaires | Contrat, Factures, Gestion des comptes |
| Données des associés des différentes sociétés du groupe | Données d’identité, coordonnées, situation familiale et patrimoniale, identité/coordonnées des conjoints et descendants, données bancaires | Intérêt légitime |
| Obligations légales : Vos données personnelles pourront être traitées afin de répondre à des demandes d’institutions et autorités publiques et/ ou judiciaires et / ou aux obligations légales mises à la charge de SOPIC ou afin de défendre ses droits en justice | Se conformer à ses obligations légales, Se défendre en justice | Obligation légale, Intérêt légitime de SOPIC |
6 - Pendant combien de temps vos données personnelles sont- elles gardées ?
Vos données personnelles sont gardées uniquement pour la durée nécessaire aux finalités listées ci-dessus, en prenant en compte notamment les critères suivants :
- La nature et la finalité des traitements en question,
- Les catégories de données traitées,
- Les délais de prescription applicables,
- Les dispositions contractuelles applicables,
- Les normes de la gestion immobilière,
- Les recommandations de la CNIL.
| TYPE DE DOCUMENT | DUREE DE CONSERVATION | TEXTE DE REFERENCE |
|---|---|---|
| Statuts de société | 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou de la radiation du RCS | Article 2224 du code civil |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Actes liés au fonctionnement de la société | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | Article 2224 du code civil |
| Feuille de présence et pouvoirs, rapport du gérant, rapport du commissaire aux comptes | 3 derniers exercices | Article L.225-117 du code de commerce |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Pièces justificatives : bons de commandes, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs | 5 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans | Article L.110-4 du code de commerce |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | Article L.218-2 du code de la consommation |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 euros) | 5 ans à partir de la livraison ou de la prestation | Article L.123-22 du code de commerce |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | Article 2227 du code civil |
| Documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire) | 5 ans | Article L.110-4 du code de commerce |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | Article L.114-1 du code des assurances |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de fin de la protection | Article 2224 du code civil |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat | Article 2225 du code civil |
| Bulletins de paie | 5 ans | Article L.3243-4 du code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | Article R.1221-26 du code du travail |
| Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régime de retraite | 5 ans | Article 224 du code civil |
| Documents relatifs aux chartes sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | Articles L.244-3 du code de la sécurité sociale et article L.169A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | Article D.3171-16 du code du travail |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de compensation | 1 an | Article D.3171-16 du code du travail |
| Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail | 5 ans | Article D.4711-3 du code du travail |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la CPAM | 5 ans | Article D.4711-3 du code du travail |
| Documents fiscaux : livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (impôt, CFE, TVA…) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Documents permettant d’établir, d’enregistrer et de publier les actes et conservés à l’étude des Notaires ayant suivi le dossier | 30 ans à compter de la réalisation de l’ensemble des formalités | |
| Actes authentiques et annexes | 75 ans, 100 ans lorsque l’acte porte sur des mineures ou majeures protégées |
7 - Quels sont vos droits en regard de vos données personnelles ?
Vos droits concernant le traitement de vos données personnelles comprennent notamment ceux mentionnés ci- après. Ces droits pourront s’appliquer à votre situation en fonction des circonstances exactes à l’origine de leur exercice. Par exemple, le droit de retirer votre consentement ne s’appliquera pas lorsque le traitement n’est pas fondé sur votre consentement.
Ces droits sont les suivants :
- Le droit de demander au responsable de traitement:
- l’accès à vos données personnelles et des informations sur les traitements de celles-ci (« droit d’accès »);
- de corriger ou compléter vos données personnelles si elles sont inexactes (« droit de rectification »);
- l’effacement de vos données personnelles (« droit à l’oubli »);
- une limitation du traitement de vos données personnelles (« droit à la limitation »);
- Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles («droit d’opposition»);
- Le droit de demander vos données personnelles sous un format électronique utilisable et/ou la transmission de ces données vers une autre organisation («droit à la portabilité des données»);
- Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données dans la mesure où le traitement est fondé sur celui-ci. Dans ce cas, la licéité des traitements effectués avant le retrait du consentement ne sera pas remise en cause.
Si vous souhaitez exercer vos droits, merci de contacter notre Délégué à la Protection des données à dpo@sopic.fr.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), dont le site Internet peut être consulté à l’adresse suivante : www.cnil.fr.
8 - Où sont traitées vos données ?
Pour les traitements effectués par ou pour le compte de SOPIC, toutes vos données personnelles sont traitées dans l’Union européenne.